従業員情報の収集・連携システムの提供

当事務所では、従業員情報の管理のためにクラウドシステムを導入しており、事務処理の生産性を向上させる次の機能を提供することができます。

クラウドシステムの3つの特徴

従業員情報の収集

従業員本人がパソコン・スマートフォンから必要事項を登録すると、その情報が直接クラウドシステムに登録されます。そしてお客様(人事総務担当者)および当事務所は、管理者ソフトより登録された情報を確認することができます。そのため、従業員の入社時やライフイベントごとに必要となる従業員情報の紙やメールでの回収や書類整備等、事務作業を削減することができます。

また管理者画面はパソコンやスマートフォンがあればどこからでもアクセス可能ですので、時間・場所に制限されることなく従業員情報や進捗の確認を行うことができます。

クラウドシステム利用の流れ

入社時(当事務所おまかせパターン)

  1. 人事総務担当者様
    • 入社する従業員の「氏名」「ふりがな」「生年月日」「メールアドレス」のみ、当事務所へ連絡。
  2. 当事務所
    • 従業員のアカウントおよびマイページを作成。マイページを作成するとマイページのURLが従業員のメールアドレスへ送信されます。
  3. 従業員様
    • パソコン・スマートフォンから、受信したメールを開き、URLよりマイページにログイン。マイページにて入社手続きに必要な情報(「本人情報」「配偶者情報」「扶養情報」「給与振込口座情報」「年金手帳・雇用被保険者証の画像」等)を登録。
      ※マイナンバーは、別途二段階認証および本人確認を実施したうえで登録が行われます。
  4. 当事務所
    • 管理者画面より従業員の登録通知を受信。入力内容を確認。登録された情報をもとに各種手続きを実施。

氏名変更・住所変更 発生時(当事務所おまかせパターン)

  1. 従業員様
    • パソコン・スマートフォンから、マイページにログイン。マイページにて氏名変更・住所変更に必要な情報を登録。
  2. 当事務所
    • 管理者画面より従業員の登録通知を受信。入力内容を確認。登録された情報をもとに各種手続きを実施。

情報共有

管理者アカウントの複数発行

上記で従業員が登録した従業員情報は、管理者画面より確認しますが、管理者画面にアクセス可能な管理者アカウントは複数発行することができます。そのため、人事総務担当者や社労士、税理士ごとに管理者アカウントを発行することで、それぞれが同時に同じ従業員情報を確認することができます。本機能を利用することで、今まで入社の都度、社労士や税理士ごとに行う必要があった従業員情報の連絡をする必要がなくなります。

また管理者アカウントは参照権限の設定が可能となるため、担当者によって参照できる情報を制限することができます。

様々な機能

オプションで年次有給休暇管理、年末調整情報収集、Web明細等の機能があります。

また管理者画面では、従業員情報だけでなく給与や勤怠情報も登録可能であり、次の情報が共有できます。

従業員台帳、マイナンバー、勤怠給与台帳、賞与台帳

公文書連携・保管

従業員が登録した情報をもとに当事務所が行った手続き(電子申請)書類(公文書)は、本システムを利用して連携・共有することができます。また連携・共有した公文書はそのままシステムに保管することができ管理も容易となります。

勤怠管理システム導入支援

労働時間の管理は事業主にとって必須の業務ですが、労働時間の管理は煩雑で従業員数が増えるほど管理負荷は増大します。

勤怠管理システムを導入することで管理負荷の削減を行うことが可能ですが、近年は様々な勤怠管理システムがリリースされております。

そこで当事務所ではお客様のご要望をもとに、最適な勤怠管理システムの提案をしております。またシステムを導入される場合は、初期設定から運用までサポートすることも可能です。

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Excelを利用した業務改善ツールの提供等

事務処理に役立つツールの提供を行っています。またお客様の要望に合わせたツールを個別に作成することも可能です。

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  • 年次有給休暇管理表

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